Casos de uso de IA: ejemplos de lo que automatizamos

Los siguientes son ejemplos ilustrativos de escenarios típicos, con cifras orientativas de mercado, elaborados para mostrar cómo aplicamos la IA en Hawkins. No reproducen datos confidenciales de clientes concretos: el resultado real de cada proyecto depende del volumen, los procesos y las herramientas de cada empresa, y lo aterrizamos contigo antes de empezar. Todo lo que describimos —OCR documental, asistentes de chat y voz, automatización de procesos— es tecnología que ya tenemos en producción sobre infraestructura propia.

Situación de partida. Una asesoría laboral que recibe en torno a 700 llamadas al mes, con tres personas dedicando buena parte de la jornada a atender las mismas consultas: "¿ya está mi nómina?", "¿cuándo se paga el IVA?", "¿qué documentación necesito?". Las llamadas de verdad urgentes se mezclan con el ruido y a veces se pierden fuera de horario.

Qué implantamos. Un asistente de voz con IA que atiende el teléfono, resuelve las preguntas frecuentes con naturalidad, clasifica el motivo de cada llamada, deriva las urgencias a la persona adecuada y, cuando no hay nadie, toma el recado y genera un resumen escrito. El equipo deja de ser una centralita y vuelve al trabajo de criterio.

Herramientas. Asistente conversacional de voz sobre infraestructura propia, integrado con la centralita y el CRM de la asesoría. Ver automatización de llamadas e IA para asesorías.

Resultado orientativo. En un escenario así, buena parte de las llamadas repetitivas puede resolverse sin intervención humana, liberando horas del equipo y evitando que se pierdan llamadas fuera de horario. La mejora concreta depende del volumen y del reparto real de consultas.

Situación de partida. Una pyme que recibe varios cientos de facturas de proveedor al mes y las registra a mano en su ERP: alguien teclea proveedor, CIF, base, IVA y total de cada documento, con el consiguiente tiempo perdido y los errores de transcripción propios del trabajo mecánico.

Qué implantamos. Automatización de la entrada de facturas con IA: el sistema lee cada documento por OCR, extrae los campos, los normaliza aunque cada proveedor tenga un formato distinto, los vuelca al ERP y concilia contra pedidos o albaranes, marcando para revisión lo que no cuadra.

Herramientas. OCR documental y automatización sobre modelos propios (los documentos sensibles no salen a terceros, útil para el RGPD), integrado con el programa de contabilidad. Ver automatización de facturas.

Resultado orientativo. El equipo contable pasa de teclear casilla por casilla a revisar y validar lo que la IA deja preparado. El ahorro de horas depende del volumen y del número de formatos de proveedor, y se estima sobre tus datos reales antes de arrancar.

Situación de partida. Un conjunto de apartamentos turísticos que en temporada alta satura la recepción: registrar el DNI o pasaporte de cada huésped a mano lleva tiempo, y las consultas de huéspedes de distintos países llegan a cualquier hora, muchas de madrugada, en varios idiomas.

Qué implantamos. OCR que lee el documento de identidad y rellena la ficha del huésped en segundos, más un asistente conversacional multilingüe que responde dudas 24/7 (horarios, cómo llegar, normas, recomendaciones) y deriva a una persona cuando hace falta. Es, literalmente, el enfoque de nuestro producto propio Hera.

Herramientas. OCR de documentos y asistente conversacional multilingüe integrados en el CRM de gestión, sobre infraestructura propia. Relacionado: IA para el turismo de Cádiz.

Resultado orientativo. Recepción más rápida y sin errores de tecleo, y atención al huésped a cualquier hora sin ampliar plantilla en temporada. El impacto depende de la ocupación y del número de idiomas y consultas.

Situación de partida. Un comercio o empresa de servicios cuyo WhatsApp y correo reciben cada día las mismas preguntas —disponibilidad, precios orientativos, horarios, estado de un pedido—, de modo que el equipo dedica horas a copiar y pegar respuestas en lugar de vender o atender lo importante.

Qué implantamos. Un agente de IA conectado a los datos del negocio que responde las consultas frecuentes con la información real (no un texto genérico), consulta el estado de un pedido cuando puede y escala a una persona los casos que requieren criterio, con el contexto ya preparado.

Herramientas. Agente conversacional conectado al CRM/catálogo, en chat y WhatsApp. Ver la diferencia entre un chatbot básico y un agente de IA.

Resultado orientativo. La mayoría de consultas repetitivas se resuelven solas y el equipo recupera tiempo para lo que aporta valor. El porcentaje concreto depende de cuántas consultas sean realmente repetitivas.

Situación de partida. Una empresa de servicios que recibe llamadas y mensajes fuera de su horario de oficina —tardes, fines de semana, festivos— y no puede atenderlos, con la consiguiente pérdida de posibles clientes que llaman al siguiente de la lista.

Qué implantamos. Un trabajador de IA 24h que atiende cuando la oficina está cerrada: responde lo que puede, recoge los datos del interesado, registra la petición en el CRM y deja un resumen para que el equipo dé continuidad a primera hora, sin que se enfríe el contacto.

Herramientas. Asistente de chat y voz 24/7 integrado con el CRM, sobre infraestructura propia. Ver trabajador de IA 24h.

Resultado orientativo. Se dejan de perder contactos fuera de horario y cada oportunidad queda registrada con su contexto. Cuántas oportunidades se recuperan depende del volumen de contactos fuera de horario de cada negocio.