Hera Apartments: gestión integral de apartamentos turísticos

Hera Apartments es el software integral desarrollado por Hawkins para centralizar la gestión de apartamentos y alojamientos turísticos. La plataforma reúne información, tareas y seguimiento operativo en un único entorno, reduciendo la dependencia de procesos dispersos, hojas de cálculo y comunicaciones difíciles de controlar.

Hera Apartments nace de una idea sencilla: la tecnología debe acompañar toda la estancia, desde la preparación de una reserva hasta el cierre de la operación, y ofrecer al gestor una visión clara de lo que sucede en cada alojamiento.

La gestión de apartamentos turísticos combina reservas, huéspedes, documentación, comunicaciones, incidencias y tareas operativas. Cuando cada proceso se controla en una herramienta diferente, aumenta el trabajo administrativo y disminuye la trazabilidad.

El equipo gestor necesita saber qué ocurre en cada alojamiento, qué acciones están pendientes y qué información pertenece a cada estancia. Hera Apartments concentra esa operativa para evitar que el conocimiento quede repartido entre mensajes, correos, archivos y anotaciones manuales.

Hera Apartments organiza la información para que cada reserva y cada alojamiento tengan un historial comprensible. El objetivo no es añadir otra aplicación aislada, sino ofrecer un punto central desde el que coordinar el trabajo.

La plataforma permite estandarizar procesos y reducir tareas repetitivas. Cuando una acción puede automatizarse de forma segura, Hera la integra dentro del flujo de trabajo; cuando requiere una decisión humana, mantiene la información preparada para que el responsable pueda actuar.

Los módulos actualmente operativos cubren el ciclo completo del alojamiento:

• Huésped: atención por WhatsApp y llamadas 24/7, bandeja unificada con los chats de Booking, Airbnb y WhatsApp, y ciclo de estancia automático (bienvenida, claves, seguimiento y reseña).
• Distribución y precios: channel manager con sincronización de tarifas y disponibilidad, cierres antioverbooking, motor de reserva directa con pago online, revenue management dinámico y upselling automático.
• Operativa: limpieza con turnos, checklist y fotos verificables; incidencias y mantenimiento reportados por WhatsApp; fichajes, cuadrantes y vacaciones del equipo; alertas al responsable.
• Accesos y cumplimiento: cerraduras inteligentes con PIN único por reserva, check-in online con lectura de documento, parte de viajeros (SES/MIR) y control antifraude por lista negra.
• Finanzas: facturación por reserva, conciliación bancaria, saldo por plataforma, cobros online y cuadros de mando de ocupación, ADR e ingresos.

La inteligencia artificial de Hera Apartments se aplica a procesos concretos de la gestión turística, no como una función decorativa. Su finalidad es interpretar información, acelerar tareas administrativas y facilitar la atención durante la estancia.

El sistema debe mantener supervisión humana en decisiones sensibles y aplicar controles adecuados cuando procesa documentación o datos personales.

Las funciones de inteligencia artificial que están operativas son estas:

• Atención al huésped 24/7 por WhatsApp y llamadas, en siete idiomas (español, inglés, francés, alemán, italiano, árabe y portugués), con escalado a una persona cuando la consulta lo requiere.
• Lectura de documentos de identidad (OCR) en el check-in online, para registrar al huésped y validar los datos antes de la llegada.
• Validación previa del parte de viajeros antes de su envío automático a la Policía (SES/MIR).
• Creación automática de incidencias: un aviso enviado por WhatsApp se convierte en un ticket con alojamiento y prioridad.

Hawkins opera la inteligencia artificial sobre infraestructura propia con GPU dedicada, lo que permite procesar documentación sin enviarla a plataformas de terceros.

Hera Apartments está conectado con los canales y servicios que utiliza la operación diaria de un alojamiento:

• Portales de distribución: Booking.com, Airbnb, Expedia, Vrbo y Agoda, además del motor de reserva directa propio.
• Cobros online mediante Stripe.
• Envío del parte de viajeros a la Policía (SES/MIR).
• Cerraduras inteligentes para la generación y el envío de códigos de acceso.
• Mensajería con el huésped por WhatsApp.

Hera Apartments reúne la experiencia de Hawkins en desarrollo de software, automatización, inteligencia artificial, experiencia de usuario y operación digital. Al tratarse de una solución integral, el producto puede evolucionar mediante módulos e integraciones en función de las necesidades reales de sus usuarios.

El producto pertenece a THWORK 3000, S.L., la sociedad que opera bajo la marca Hawkins.

• Centralización de la información de alojamientos y estancias.
• Mayor trazabilidad de tareas e incidencias.
• Menos operaciones manuales repetitivas.
• Procesos homogéneos para el equipo gestor.
• Información preparada para tomar decisiones.
• Capacidad de incorporar automatizaciones e integraciones.

Estos beneficios describen el propósito funcional del producto. No deben añadirse porcentajes de ahorro, ocupación o rentabilidad hasta contar con mediciones reales y una metodología documentada.

Hera Apartments no es un prototipo: gestiona a diario apartamentos turísticos y hoteles en producción. Según datos propios de Hawkins sobre la operación gestionada con la plataforma, Hera acumula más de 1,8 millones de euros de facturación gestionada y más de 6.000 reservas procesadas, con atención automática en siete idiomas y un tiempo medio de respuesta al huésped inferior a dos minutos, sin recepcionistas en plantilla.

Estas cifras proceden de la propia operación de Hawkins y describen el alcance implantado. No deben interpretarse como una previsión de resultados para otro negocio: cada implantación depende del número de alojamientos, de los canales conectados y de los procesos de cada gestor.

Hera Apartments demuestra que Hawkins no se limita a implantar herramientas de terceros. La agencia también diseña productos propios capaces de reunir software empresarial, automatización e inteligencia artificial alrededor de una operación sectorial compleja.

El producto convierte el conocimiento adquirido en proyectos tecnológicos en una plataforma reutilizable para la gestión turística, uno de los sectores con mayor peso en Andalucía y España.